FAQ: financieringsprojecten

Financieringsprojecten zijn projecten waaraan Leerpunt financiële middelen toekent, zodat scholen en onderwijsprofessionals evidence-informed onderwijspraktijken kunnen ontwikkelen, implementeren of versterken.

Hieronder een aantal voorbeelden: 

• Implementatieprojecten ondersteunen scholen bij het duurzaam invoeren van evidence-informed werken. 

• Valorisatieprojecten vertalen wetenschappelijke inzichten naar praktische tools en materialen. 

• Begeleidingsprojecten richten zich op het versterken van brede basiszorg en verhoogde zorg in scholen.  

Leerpunt schrijft financieringsprojecten uit om onderwijspraktijken te versterken en te innoveren op een onderbouwde en impactvolle manier. 

Een financieringsproject is financiële steun om een eigen project uit te voeren binnen de doelstellingen van Leerpunt. In het kader van het project ontwikkel en deel je wel materialen, inzichten of resultaten, maar je levert geen specifiek product of dienst in opdracht van en tegen betaling van Leerpunt, zoals bij een overheidsopdracht (aanbesteding). 

Een oproep is de officiële bekendmaking dat Leerpunt projectvoorstellen zoekt binnen een bepaald thema en binnen een specifieke tijdspanne. De details en voorwaarden staan in het oproepdocument. 

Voor actuele oproepen vind je op de website: 

• Het oproepdocument met alle voorwaarden en thema’s. 

• Eventuele bijlagen, deadlines en de inschrijvingsprocedure. 

• Een overzicht van vragen en antwoorden, aangevuld na elke informatiesessie. 

Je kan je voorbereiden op toekomstige financieringsopdrachten door: 

• eerdere opdrachten van Leerpunt te bekijken op de website onder "Oproepen". 

• Je in te schrijven op de nieuwsbrief van Leerpunt, waarin alle nieuwe oproepen worden aangekondigd. 

• Deel te nemen aan informatiesessies die Leerpunt organiseert; gemiste sessies kan je herbekijken. 

Een oproep is de officiële bekendmaking dat Leerpunt projectvoorstellen zoekt rond een bepaald thema en binnen een specifieke tijdspanne. Alle details hierover staan in het oproepdocument. 

Het aanvraagdocument is het formulier waarmee je een projectvoorstel indient. Daarin beschrijf je de inhoud, organisatie en kostenraming van je project en hoe het voldoet aan de vereiste criteria. 

Je kunt deelnemen aan de informatiesessies die Leerpunt organiseert. Deze worden op voorhand aangekondigd en kunnen nadien herbekeken worden. Er wordt ook een overzichtdocument op de website geplaatst (en geüpdatet) met de vragen en antwoorden. Heb je vragen over een specifieke oproep? Dan kan je terecht bij de contactpersoon vermeld in het oproepdocument. Voor algemene vragen kan je mailen naar info@leerpunt.be. 

Leerpunt schrijft projectfinancieringen uit voor scholen en samenwerkingsverbanden in Vlaanderen en Brussel. 

Scholen in het gewoon of buitengewoon basis- en secundair onderwijs kunnen een aanvraag indienen. Ook samenwerkingsverbanden komen in aanmerking, bijvoorbeeld met andere scholen, CDO’s, hogescholen of vzw’s. 

Elke aanvraag moet aantonen dat de partners effectief samenwerken. Eén partner is altijd eindverantwoordelijk (projectleider) en beheert het dossier en de financiering. Dat moet een organisatie met rechtspersoonlijkheid zijn. 

Let op: Binnen Leerpunt bestaan verschillende soorten financieringsprojecten. Voor elk project gelden specifieke voorwaarden over wie kan aanvragen en welke doelgroepen beoogd worden. Deze informatie vind je altijd terug in de projectoproep. 

Ja, dat kan. Per project kan eenzelfde aanvrager één project indienen. Je kan een project als individuele school aanvragen en voor een ander project samenwerken met meerdere partners. Het gaat dan in beide projecten om een andere aanvrager. 

De doelstellingen van het project kan variëren per oproep. Elk project legt eigen accenten binnen doelstelling(en) en specifieert aan welke inhoudelijke criteria het project moet voldoen. De doelstellingen en criteria staan in de projectoproep duidelijk beschreven.  

Vul alle vragen volledig in. Het is belangrijk dat je project zowel inhoudelijk duidelijk beschreven is als gelinkt wordt aan de opgestelden begroting. Onvolledig ingevulde formulieren (waar vragen zijn weggelaten) worden niet ontvankelijk verklaard.

In de oproep wordt de projectduur duidelijk beschreven. Als aanvrager geef je in de aanvraag zelf aan wanneer het project start en eindigt binnen de in de oproep gestelde projectduur.  

Je kan het project nadien zelf verderzetten met eigen middelen of met middelen van andere instanties of organisaties. Sommige projecten van Leerpunt voorzien de mogelijkheid tot verlenging. Dit wordt in de eerste oproep reeds meegedeeld.  

Je mag financiering vragen voor een project dat al bestaat zolang het aangevraagde project binnen de scope van het project valt (zie oproep). Bijvoorbeeld:  

• een project om evidence-informed werken verder te implementeren,  

• een uitdaging die al langer in je scho(o)l(en) fragmentarisch word(t)(en) aangepakt, met deze financiering grondiger uitwerken,  

• aanpak meer concretiseren of verankeren, 

• … 

Let op: een project dat onvoldoende nieuwe elementen toevoegt aan wat je al deed, komt niet voor financiering in aanmerking. 

Enkel kosten die rechtstreeks nodig zijn voor de uitvoering van je project komen in aanmerking, zoals personeelskosten, werkingskosten (bv. communicatie, verplaatsingen, studiedagen, ICT).  

Je kan enkel kosten voorleggen die gemaakt zijn tijdens de projectduur, beschreven in de aanvraag. 

Zie het document financiële richtlijnen voor details. 

Je kan geen financiering vragen voor kosten die niet rechtstreeks en specifiek aan het project gebonden zijn. Dat gaat bijvoorbeeld om algemene of representatieve uitgaven (zoals voertuigen, restaurantbezoeken,..), investeringen in gebouwen of infrastructuur, vergoedingen die niet-projectgebonden zijn (zoals thuiswerk- of zitpenningen), of kosten die al via andere middelen of schoolbudgetten worden gedekt. 

Zie het document financiële richtlijnen voor details. 

Ja, loonkosten kunnen gefinancierd worden als de medewerker rechtstreeks aan het project meewerkt en er geen sprake is van dubbele subsidiëring. Het gaat daarbij om: 

• Specifiek voor het project aangeworven personeel, of 

• Bestaand personeel dat voor de uitvoering van het project extra uren krijgt. 

Belangrijk: 

• Enkel loonkosten van schoolmedewerkers horen onder personeelskosten. 

• Kosten van externe partners of zelfstandigen horen onder werkingskosten (via factuur). 

Zie het document financiële richtlijnen voor details. 

Schoolmedewerkers in basis- en secundair onderwijs kunnen via drie scenario’s worden ingezet in een Leerpunt-project: 

1. Personeel ten laste van het Werkingsbudget’ (PWB) 

Je kan een bestaande betrekking aanvullen met ‘Personeel ten laste van het Werkingsbudget’ (PWB).  De projecturen die effectief gepresteerd worden op het Leerpunt-project met de projectmiddelen kunnen betaald worden en dat er een projectuurrooster moet toegevoegd worden  

Meer info:   

• https://onderwijs.vlaanderen.be

• https://data-onderwijs.vlaanderen.be

Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming zorgt voor de bezoldiging van de personeelsleden die op deze wijze worden tewerkgesteld en vordert nadien de volledige loonkost van deze personeelsleden terug. Je ontvangt van AGODI:   

• een loonfiche   

• een ‘terugvorderingsbrief’ als uitnodiging om het voorgeschoten loon terug te betalen   

Deze terugvorderingsbrief gebruik je om de financiering te verantwoorden aan Leerpunt.   

2. Via het aanstellen van een personeelslid met een arbeidsovereenkomst (contractuele aanstelling).   

Hiervoor moet een sociaal secretariaat ingeschakeld worden. Deze aanstelling staat dus los van AGODI. Loonbrieven dienen als in te leveren bewijsstukken.   

Dit is ook mogelijk voor nieuwe personeelsleden.  

3. Via verlof wegens opdracht.   

Hier wordt het personeelslid gedetacheerd van de school naar het schoolbestuur, niet naar de projectaanvrager of Leerpunt. Het personeelslid moet al een aanstelling in onderwijs als tijdelijke of vast benoemde hebben. Het schoolbestuur kan het gedetacheerde personeelslid dan inzetten voor het project in en voor de school.  

AGODI betaalt het salaris uit en vordert dat integraal terug van het schoolbestuur. Dat omvat het brutosalaris, werkgeversbijdragen, eindejaarstoelage etc. Er wordt ook een maandelijkse administratieve kost aangerekend. De projectmiddelen kunnen hiervoor gebruikt worden.   

Voor meer informatie contacteer je de Cel detacheringen via detacheringen.onderwijs@vlaanderen.be.  

Per projectfinanciering varieert het bedrag dat kan worden aangevraagd. Dit wordt beschreven in elke oproep.  

Je mag voor hetzelfde project geen financiering/subsidie van de Vlaamse overheid of van een andere dienst cumuleren. Je mag wel cumuleren met een Europese financiering of met een financiering van een lokaal bestuur die voor dit concrete project bedoeld is. 

De juridische vertegenwoordiger van wie als ‘aanvrager’ vermeld wordt ondertekent de aanvraag. 

• De directeur van een school, centrum ondertekent de aanvraag  .

• De coördinerende directeur ondertekent de aanvraag van een scholengemeenschap. 

• Aanvragen van andere samenwerkingsverbanden worden door de aanvrager ondertekend. De handtekenbevoegdheid van de scholen waarmee samengewerkt wordt is niet vereist (maar is wel aan te raden). 

Je gebruikt enkel het aanvraagformulier en begrotingssjabloon van het project waarvoor je aan aanvraag doet, te vinden op de Leerpunt-website. Je vult dat formulier correct en volledig in. Je laat geen vragen onbeantwoord of laat vragen weg.  

Uiterlijk op de in de oproep vermelde datum laadt je een ondertekende versie op de website van Leerpunt, zoals beschreven in de oproep.  Je krijgt een bevestiging van indiening dat geldt als bewijs. 

Let op: we behandelen GEEN aanvragen die we buiten de uiterste datum en uur ontvangen. 

Bij elke aanvraag worden eerst door Leerpunt de indienings- en financieringsvoorwaarden gecontroleerd.  

De aanvraag wordt erna beoordeeld door een onafhankelijke beoordelingscommissie. Dit gebeurt aan de hand van criteria die door Leerpunt en de gebruikers- en wetenschappelijke commissies op voorhand werden vastgelegd,  

Deze commissie wordt samengesteld uit leden van de wetenschappelijke en gebruikerscommissie van Leerpunt en kan, indien nodig, worden aangevuld met externe experts.  

Aanvragen worden objectief beoordeeld door een beoordelingscommissie op basis van vooraf vastgelegde criteria die in de oproep staan. 

• Elke aanvraag krijgt een score met argumentatie per criterium. 

• Soms zijn er twee beoordelingsrondes: in de tweede ronde kan de aanvrager een weerwoord geven, waarna de score eventueel wordt aangepast. 

• Bij veel aanvragen worden deze verdeeld over meerdere commissies, met aandacht voor kwaliteitsbewaking. 

• Op basis van de totaalscores wordt een rangschikking gemaakt die bepaalt welke projecten financiering krijgen. 

• De resultaten en argumenten worden kort vastgelegd in een beoordelingsverslag, en alle aanvragers worden na goedkeuring op de hoogte gebracht. 

Eens de beoordelingscommissie heeft beslist, informeert Leerpunt de beslissing naar de Raad van Bestuur. Nadien contacteert Leerpunt de goedgekeurde en niet-goedgekeurde projecten. Iedereen die een aanvraag deed, krijgt een verslag van de beoordelingscommissie.  

Je ontvangt je aangevraagde projectfinanciering in schijven. Deze staat beschreven in de oproep en ook in detail in de overeenkomst. De uitbetaling verschilt van project tot project.  

• Je leest best aandachtig het verslag van de beoordelingscommissie waar de commissie haar beslissing meedeelt. Hierin vind je mogelijke suggesties en aandachtspunten die interessant kunnen zijn tijdens de uitvoering van het project. Deze suggesties kunnen inhoudelijk zijn of gaan over bepaalde uitgaven voor financiering of bepaalde voorwaarden gekoppeld aan de uitgaven.  

• Leerpunt verwacht dat je het project uitvoert zoals in het in de aanvraag beschreven staat. Aanpassingen aan het project kunnen enkel onder bepaalde voorwaarden 

• Zoals in de overeenkomst is beschreven stel je resultaten (bv. Materialen, aanpakken,…) ter beschikking aan Leerpunt van het project i.f.v. gratis delen met andere onderwijsprofessionals en -partners.  

• Als je over het project communiceert, vermeld je de steun Leerpunt en de Vlaamse Overheid. Elke communicatie (social media, briefwisseling, uitleg op beurs,…) gebeurt volgens onze communicatierichtlijnen die je ontvangt bij de opstart.  

• Leerpunt wordt op de hoogte gebracht van deelname aan events,… 

• Je bezorgt via de geijkte weg op de in de overeenkomst beschreven tijdstippen een financieel rapport inclusief een beknopt verslag over de activiteiten waarop deze overeenkomst betrekking heeft en over de wijze waarop de financiële middelen werden aangewend (tussentijds verslag(en) en eindverslag). Je gebruikt hiervoor de op de website terug te vinden formulieren bij het desbetreffende project. Eventuele vragen kunnen gesteld worden tijdens een tussentijds overleg. 

Naast bovenstaande verwachtingen kunnen er ook nog (extra) specifieke verwachtingen in de oproep/overeenkomst vermeld staan, geldend bij jouw project. Bijvoorbeeld: 

• Je medewerking aan een evaluatie, indien Leerpunt hierom vraagt. 

• Je medewerking aan een praktijkverhaal, webinar… 

• Je medewerking aan ander onderzoek gefinancierd door Leerpunt 

• Je stelt een stuurgroep op binnen het project waarbij de planning en verslagen van de stuurgroepvergaderingen worden gedeeld met Leerpunt. De projectverantwoordelijke van Leerpunt neemt mogelijks deel aan de vergaderingen. 

In het begin van het project informeren we jou wie de projectverantwoordelijke vanuit Leerpunt is. Je kan deze persoon altijd via mail of telefoon contacteren als je een vraag hebt. Bij voorkeur gaat het via het Teams-kanaal voor jouw project. 

Bijvoorbeeld: 

• Je wilt aftoetsen of een idee aansluit bij ons financieringsreglement.  

• Je wil iets veranderen aan je begroting. 

• Je hebt een vraag over het (aanvraag-)formulier.  

• Je bent benieuwd welke andere scholen een soortgelijk project uitwerken. 

Let wel:  jij bent inhoudelijk expert en verantwoordelijk voor het project. De projectverantwoordelijke van Leerpunt staat in contact met de expert in het financieringsreglement en denkt vanuit dat kader mee hoe het project optimaal kan uitgewerkt worden. 

Er worden twee intervisiemomenten voorzien, alsook een slotmoment. Aanwezigheid van de betrokkenen van het project is hierbij verplicht.  

Je kan zelf steeds een, liefst digitaal, overlegmoment voorzien tussen jou en de projectverantwoordelijke van Leerpunt.  

1. Tijdens een eerste infosessie wordt alle informatie overlopen en worden verwachtingen ten aanzien van jou als ten aanzien van Leerpunt benoemd. De projectverantwoordelijke van Leerpunt laat zo snel mogelijk na de melding dat het project is goedgekeurd weten wanneer deze sessie, online zal doorgaan.  

2. Na de online infosessie volgt de ondertekening van de overeenkomst door projectverantwoordelijke en directie Leerpunt.  

3. In de loop van elke termijn (tussen evaluatiemomenten in) kan je steeds een overleg vragen met Leerpunt. Dat contactmoment kan digitaal verlopen of fysiek. 

Aangezien het door jou uitgeschreven project beoordeeld en goedgekeurd werd op de ingediende aanvraag waarin de in het project aanwezige kwaliteit, deskundigheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid beoordeeld werd door de commissie, is het belangrijk dat alle wijzigingen en/of aanpassingen m.b.t. deze criteria op voorhand gemeld worden via mail aan Leerpunt ter goedkeuring.  

De gevraagde aanpassing/wijziging wordt dan binnen Leerpunt intern bekeken en ter goedkeuring voorgelegd aan de directeurs van Leerpunt. Je krijgt zo snel mogelijk antwoord. 

Belangrijk is dat je bij elke wijziging/aanpassing vermeldt welke gevolgen dit heeft voor andere beschreven zaken in de aanvraag: bv voor financiën, doelstellingen, verdere aanpak...  

Bij wijziging personeel voeg je de CV toe i.f.v. het criterium deskundigheid dat werd goedgekeurd. 

Bij wijziging aan deelnemende scholen geef je kort aan of er substantiële verschillen zijn tussen de scholen. Als het over zeer gelijkende scholen gaat met dezelfde expertise en gelijkaardig qua grootte wordt ook dit vermeld.  

Concreet verwachten wij dus dat je zonder onze toestemming de financiering inzet zoals ze op basis van je aanvraagformulier werd goedgekeurd.  

Verander je het project zonder toestemming, dan riskeer je dat je verantwoording niet (volledig) wordt goedgekeurd. Uitgaven die je zonder voorafgaand akkoord deed, worden mogelijks afgetrokken van het toegekende financieringsbedrag. 

In de overeenkomst staat beschreven hoe je naast het financieel rapport een verslag over de activiteiten aanlevert. 

Schriftelijk: 

• Je gebruikt het door Leerpunt ter beschikking gestelde formulier.   

• Je beschrijft met welke acties je bent gestart en met welke nog niet. 

• Vanuit deze acties kan je de link maken met de al dan niet gerealiseerde output en beschrijf je de behaalde en nog niet behaalde KPI’s (zowel kwantitatief al kwalitatief) tijdens deze projectperiode.   

• Je beschrijft ook kort hoe je met elke actie aan de slag bent gegaan.   

• Ook wijzigingen aan de projectaanvraag moeten in het tussentijds verslag aangehaald worden. Dit kan gaan om inhoudelijke wijzigingen als financiële wijzigingen in bijvoorbeeld de personeelsbezetting. 

Na afloop van het project (of op de momenten vastgelegd in de oproep) dien je een financieel eindverslag in. Daarin vermeld je: 

• de effectief gemaakte uitgaven, 

• de bijhorende bewijsstukken (bv. facturen, loonfiches, betalingsbewijzen), 

• een overzichtstabel waarin de kosten gekoppeld zijn aan de goedgekeurde begrotingsposten. 

Hiervoor gebruik je steeds het officiële sjabloon financieel dossier en volg je de Financiële richtlijnen. 

Als je project uiteindelijk minder kost dan de toegekende financiering, zijn er twee mogelijke situaties: 

1. Restbedrag behouden is niet toegestaan 

• Je mag het resterende bedrag niet meenemen naar een volgend project. 

• Op basis van je eindverslag wordt berekend hoeveel je effectief ontvangt. 

• Is je project goedkoper dan de reeds uitbetaalde schijven? Dan kan er een terugvordering volgen. 

2. Restbudget gebruiken voor andere kosten. 

• Dit kan alleen als je vooraf toestemming vraagt: 

  • Stuur een mail naar de projectverantwoordelijke van Leerpunt. 

  • Motiveer waarom je het budget anders wil besteden. 

• Leerpunt bekijkt of de nieuwe uitgave past binnen de goedgekeurde projectdoelen. 

Geen toestemming gevraagd? Dan riskeer je dat de kosten niet goedgekeurd worden en het bedrag in mindering wordt gebracht op je financiering. 

Je ontvangt het saldo in schijven. De bedragen en tijdstippen vind je in de overeenkomst terug. Je dient de gevraagde rapporten/ verslagen in tegen de data vermeld in de overeenkomst. 

Je mag enkel overheadkosten aanrekenen als dit vooraf is toegelaten, en dan maximaal 10% van de personeels- en werkingskosten (niet over overhead gerekend). Hiervoor zijn geen bewijsstukken nodig. 

Let op: als je forfaitaire overhead aanrekent, kan je de onderliggende algemene kosten (bv. huur, nutsvoorzieningen, administratie, kantoorbenodigdheden) niet nog eens apart indienen. 

Meer details vind je in de financiële richtlijnen voor projecten. 

Je gebruikt uitsluitend het formulier dat je via de projectverantwoordelijke van Leerpunt doorkrijgt. 

Het eindrapport bestaat uit: 

1. Inhoudelijk verslagen bestaande uit: 

• Een procesdocument 

• Inhoudelijke verslagen in functie van het eindrapport

2. Een financiële verslag zie Financiële richtlijnen 

• Verantwoord je minder dan het toegekende financieringsbedrag? Dan ontvang je de laatste schijf niet volledig. 

• Verantwoord je een bedrag dat kleiner is dan de tweede financieringsschijf die je al ontving? Dan ontvang je de laatste schijf niet en vorderen we (een deel van) de tweede schijf terug. 

• Begrootte je in je aanvraag extra inkomsten bovenop de financiering van de Leerpunt? Lees ook hierboven. 

Blijkt dat de informatie in je eindrapport niet correct is? Dan loop je het risico dat (een deel van) de toegekende financiering niet uitbetaald of teruggevorderd wordt. Daarenboven kan de beoordelingscommissie je uitsluiten van toekomstige financiering van Leerpunt. 

Je bezorgt een ondertekend eindrapport via het geijkt kanaal van Leerpunt.  

De uiterlijke deadline voor het indienen van het eindrapport staat vermeld in de overeenkomst. 

Het is de taak van de projectleider om de facturen tijdig in het bezit te hebben voor de indiening van het eindrapport. Enkel in uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om uitstel te krijgen. Dit wordt telkens bekeken met de projectverantwoordelijke van Leerpunt. 

Een kopie (scan of pdf) volstaat. Hou de originele verantwoordingsstukken ter beschikking zodat Leerpunt deze kan opvragen indien nodig. Alle originele bewijsstukken moeten minstens 10 jaar ter beschikking gehouden worden voor inzage door controleactoren. 

Uitgavenbewijsstukken worden genummerd zoals in het formulier gevraagd. Indien binnen een factuur slechts één of enkele bedragen in rekening worden gebracht, dient duidelijk te worden aangeduid welke bedragen (bijvoorbeeld met een markeerstift). 

In je eindrapport verwachten we onder de tabel ‘inkomsten’ te zien dat je de in je aanvraag begrootte inkomsten effectief hebt ingezet. Je noteert onder inkomsten zowel de financiering van Leerpunt, als de andere financierings- en/of eigen middelen die je voor dit project gebruikte. 

Let op: een financiering is bedoeld om een tekort bij een project op te vangen. Je project mag dus niet winstgevend zijn. Je maakt in de tabel ‘uitgaven’ van je eindrapport dus alle uitgaven zichtbaar: de uitgaven die je betaalde met de financiering en de uitgaven die je met andere middelen betaalde. Het totaalbedrag van je inkomsten en je uitgaven moet gelijk zijn en in dit geval dus groter dan het bedrag van de Leerpunt financiering. 

Je moet niet meteen verantwoordingsstukken indienen voor de middelen die je bovenop de financiering inzette. Je houdt die stukken ter beschikking om voor te leggen als er vragen zijn.