Veelgestelde vragen (FAQ)

Overheidsopdrachten zijn formele procedures waarbij overheidsinstanties goederen, diensten of werken aankopen bij bedrijven en organisaties. Deze opdrachten worden gereguleerd door wetgeving om eerlijke concurrentie en transparantie te garanderen.

Leerpunt wordt als organisatie meer dan 50% gesubsidieerd door de overheid en valt daardoor onder de wetgeving op overheidsopdrachten. Daarnaast streeft Leerpunt naar transparantie en eerlijke concurrentie bij het aankopen van diensten en producten. Leerpunt schrijft overheidsopdrachten uit om specifieke diensten of producten aan te kopen die bijdragen aan de realisatie van haar missie en doelstellingen. Dit kan gaan om educatieve programma’s, onderzoek, digitale tools of andere initiatieven die de werking van Leerpunt versterken.

Overheidsopdrachten: Hierbij wordt een overeenkomst gesloten waarbij de geselecteerde organisatie tegen betaling een dienst of product levert aan Leerpunt.

Financieringsoproepen: Dit zijn subsidies waarbij organisaties steun ontvangen om zelf een project uit te voeren, zonder dat daar een directe levering aan Leerpunt tegenover staat. Uiteraard gelden ook hier voorwaarden en regels, die je terugvindt in de oproepdocumenten en de bijhorende FAQ.

Je kunt een overzicht vinden van eerder uitgeschreven overheidsopdrachten op de website van Leerpunt onder het kopje "Oproepen". Daarnaast worden alle opdrachten gepubliceerd op het eProcurement-platform van de overheid , waar je ook historische opdrachten kunt raadplegen.

Ja, je kan je voorbereiden door eerdere opdrachten van Leerpunt te bekijken, je in te schrijven op meldingen via e-Procurement en je administratieve documenten up-to-date te houden. Daarnaast kan je ook deelnemen aan informatiesessies die Leerpunt organiseert.

Alle lopende overheidsopdrachten worden gepubliceerd op de website van Leerpunt en op het eProcurement-platform van de overheid. Hier vind je de aankondiging van de opdracht en de opdrachtdocumenten (bestek en bijlagen) terug met details over de opdracht, deadlines en inschrijvingsprocedures.

Daarnaast kan je je inschrijven voor onze nieuwsbrief of meldingen ontvangen via het eProcurement-platform om op de hoogte te blijven van nieuwe opdrachten.

Tot slot vindt er voor elke overheidsopdracht ook een informatiesessie plaats. Hierin geeft Leerpunt meer informatie over de opdracht en kan je gericht vragen stellen.

Een bestek is een document waarin de aanbestedende overheid (Leerpunt in dit geval) de technische, administratieve en contractuele voorwaarden van een overheidsopdracht vastlegt. Het beschrijft onder meer de vereiste prestaties, de selectiecriteria en de beoordelingscriteria waarop inschrijvingen worden geëvalueerd.

Voor specifieke vragen over een overheidsopdracht kan je contact opnemen met de contactpersoon vermeld in het bestek. Algemene vragen over de procedures kan je richten aan de administratieve dienst van Leerpunt via info@leerpunt.be.

Voor technische vragen over het eProcurement-platform kan je terecht bij de helpdesk van het platform zelf.

Als je vragen hebt over de interpretatie van het bestek, kan je deze stellen via mail aan de contactpersoon vermeld in het bestek. De geanonimiseerde vragen en antwoorden worden gedeeld met alle geïnteresseerde partijen om gelijke kansen te waarborgen.

Als je niet voldoet aan de selectiecriteria, wordt je inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling. Je ontvangt een gemotiveerde beslissing waarin wordt uitgelegd waarom je inschrijving niet in aanmerking komt. Je kan feedback vragen om je kansen bij toekomstige inschrijvingen te verbeteren. In sommige gevallen kan je een bezwaar indienen als je van mening bent dat de procedure niet correct is gevolgd.

In bepaalde gevallen toch inschrijven door bijvoorbeeld een beroep te doen op de draagkracht van andere ondernemers. Dat betekent dat je de middelen (bv. ervaring, technische bekwaamheid) van een andere partij mag gebruiken om alsnog aan de vereisten te voldoen.

Enkele belangrijke voorwaarden hierbij:

• Je moet samen met je offerte een schriftelijk engagement toevoegen waarin die andere ondernemer zich ertoe verbindt om jou effectief de nodige middelen ter beschikking te stellen.

• Als je gebruik maakt van de relevante beroepservaring van die ondernemer, ben je verplicht om deze effectief te betrekken bij de uitvoering van de opdracht.

• Deze regeling geldt ook als je inschrijft als combinatie van ondernemers: je kan dan zowel een beroep doen op elkaar als op externe partijen.

Ja, in sommige gevallen kan je als consortium of tijdelijke vennootschap inschrijven. Dit moet wel duidelijk worden vermeld in de inschrijvingsdocumenten, en alle betrokken partijen moeten aan de formele eisen voldoen.

Standaard bestaat je inschrijving uit een offerteformulier, beschrijvende documenten m.b.t. de selectie en gunningscriteria en een prijsinventaris. Afhankelijk van de opdracht kunnen er bijkomend verschillende documenten vereist zijn, zoals financiële attesten, referentieprojecten, verwerkingsovereenkomsten,... De specifieke eisen worden steeds vermeld in de opdrachtdocumenten.

De beoordelingsprocedure omvat naast de vormelijke controle een evaluatie op basis van vastgelegde criteria zoals prijs, kwaliteit, deskundigheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid. De beoordeling gebeurt transparant en volgens de regelgeving voor overheidsopdrachten.

De beoordeling van de inschrijvingen gebeurt door een onafhankelijke beoordelingscommissie. Deze commissie wordt samengesteld uit leden van de wetenschappelijke en gebruikerscommissie van Leerpunt en kan, indien nodig, worden aangevuld met externe experts. De commissie evalueert de inschrijvingen objectief op basis van de vooraf vastgelegde gunningscriteria.

Inschrijvingen moeten elektronisch worden ingediend via het eProcurement-platform van de overheid. Het exacte proces en de vereisten staan beschreven in de opdrachtdocumenten. Zorg ervoor dat alle vereiste documenten correct zijn ingevuld en geüpload. Na indiening ontvang je een bevestiging van ontvangst.

Het is cruciaal om je inschrijving tijdig in te dienen. Laattijdig indienen leidt tot uitsluiting van de procedure. Zorg daarom voor een goede planning en houd rekening met eventuele technische problemen bij het uploaden van documenten. Mocht je onverhoopt vertraging oplopen, neem dan onmiddellijk contact op met de vermelde contactpersoon in het bestek. Houd er echter rekening mee dat er geen garantie is dat een te late inschrijving nog wordt aanvaard.

Als je technische problemen ervaart bij het indienen van je inschrijving, neem dan onmiddellijk contact op met de helpdesk van het eProcurement-platform. Houd ook de contactpersoon van Leerpunt op de hoogte. Bewaar altijd bewijs van je pogingen tot indiening (bijv. screenshots of e-mails).

Nee, eenmaal ingediende inschrijvingen kunnen niet meer worden gewijzigd. Zorg er daarom voor dat alle documenten correct en volledig zijn voordat je je inschrijving indient. Indien nodig en als de procedure het toelaat, kan Leerpunt bijkomende vragen stellen of een onderhandelingsronde organiseren. Uiteindelijk wordt de opdracht gegund aan de best scorende kandidaat.

Na je inschrijving wordt je voorstel beoordeeld op basis van de criteria die in het bestek vermeld staan. Indien nodig en als de procedure het toelaat, kan Leerpunt bijkomende vragen stellen of een onderhandelingsronde organiseren. Uiteindelijk wordt de opdracht gegund aan de best scorende kandidaat.

Nadat een opdracht aan jouw organisatie is gegund, ontvang je een sluitingsbrief van Leerpunt. Deze sluitingsbrief vormt, samen met het bestek en je goedgekeurde offerte, de contractuele overeenkomst. Je ontvangt ook instructies over de volgende stappen, zoals de planning, opstartvergadering en de procedure voor rapportering en facturatie. Het is belangrijk om de bepalingen uit het bestek zorgvuldig na te leven.

De betalingsvoorwaarden worden per opdracht vastgelegd in het bestek. Over het algemeen hanteert Leerpunt betalingstermijnen conform de wettelijke voorschriften, met een mogelijke voorschot- of termijnbetaling afhankelijk van de aard van de opdracht. Facturen moeten voldoen aan de Belgische wetgeving en de specificaties in het bestek. Onjuiste facturen kunnen leiden tot vertraging in de betaling.

Tijdens de uitvoering van de opdracht wordt er regelmatig gecommuniceerd tussen Leerpunt en de opdrachtnemer. Er wordt een vaste contactpersoon aangesteld aan beide kanten om de voortgang te bespreken, vragen te beantwoorden en eventuele problemen op te lossen. De frequentie en vorm van communicatie (bijv. e-mail, vergaderingen, rapporten) worden vastgelegd in het bestek of tijdens de opstartvergadering.

Indien er wijzigingen nodig zijn tijdens de uitvoering (bijv. aanpassingen aan de scope, planning of budget), moet dit schriftelijk worden gemeld aan Leerpunt. Wijzigingen moeten worden goedgekeurd door Leerpunt en worden vastgelegd in een addendum bij de overeenkomst. Wijzigingen aan de opdracht kunnen enkel binnen de wettelijke bepalingen.

Leerpunt volgt de voortgang van de opdracht op aan de hand van tussentijdse rapporten, milestones of vergaderingen. De exacte verwachtingen rond rapportage en opvolging staan beschreven in het bestek. Het is belangrijk om deze afspraken strikt na te leven om vertragingen of misverstanden te voorkomen.

Indien je vertraging oploopt, moet je dit onmiddellijk melden aan Leerpunt, samen met een gedetailleerde uitleg en een aangepaste planning. Leerpunt zal bekijken of de vertraging aanvaardbaar is en of er maatregelen nodig zijn om de impact te beperken. Vertraging zonder geldige reden kan leiden tot sancties, zoals het inhouden van betalingen of het beëindigen van de overeenkomst.

Indien er een geschil ontstaat, wordt dit eerst besproken tussen de contactpersonen van beide partijen. Als er geen oplossing wordt gevonden, kan het geschil worden voorgelegd aan een onafhankelijke bemiddelaar of arbiter, zoals vastgelegd in het bestek. In uitzonderlijke gevallen kan een juridische procedure worden gestart.

De rapportage-eisen staan beschreven in het bestek. Meestal wordt verwacht dat je tussentijdse en eindrapporten indient, waarin je de voortgang, resultaten en eventuele problemen beschrijft. Zorg ervoor dat de rapporten voldoen aan de vereiste formaten en deadlines.

Alle kosten verbonden aan de dienstverlening dienen opgenomen te zijn in de offerteprijs. In principe is de offerte bindend en worden de kosten die daarin niet zijn opgenomen, niet vergoed, tenzij er een wijziging van de opdracht plaatsvindt (bijvoorbeeld door onvoorziene omstandigheden of wijzigingsrecht). Als je als opdrachtnemer kosten wil claimen die niet in de offerte zijn opgenomen, kan dit alleen als er een gerechtvaardigde reden is voor een wijziging in de opdracht.

Indien je niet kan voldoen aan de kwaliteitseisen, moet je dit onmiddellijk melden aan Leerpunt. Samen wordt bekeken hoe het probleem kan worden opgelost, bijvoorbeeld door bijsturing. Het niet naleven van de kwaliteitseisen kan leiden tot sancties, zoals het inhouden van betalingen of het beëindigen van de overeenkomst.

Indien de opdracht vroegtijdig moet worden beëindigd (bijv. door overmacht of wederzijds akkoord), worden de voorwaarden voor beëindiging beschreven in het bestek. Meestal wordt er een eindafrekening gemaakt voor de reeds geleverde prestaties, en kunnen er eventueel boetes of vergoedingen van toepassing zijn.

Na oplevering wordt er een eindrapport ingediend en vindt er een evaluatiegesprek plaats met Leerpunt. Na goedkeuring van het eindrapport wordt de opdracht officieel afgesloten en kan er gefactureerd worden.

Voor elke facturatie moet je eerst een lijst van gepresteerde diensten indienen bij Leerpunt. Deze lijst geldt als schuldvordering en wordt gebruikt om je factuur goed te keuren. Je lijst moet de volgende elementen bevatten: basisgegevens van de opdracht (titel, besteksnummer, perceel), een gedetailleerd overzicht van de geleverde diensten met bijhorende bedragen, de betrokken medewerkers, de status van projectmijlpalen en eventuele aandachtspunten. Na goedkeuring van deze lijst heb je 5 dagen om je factuur in te dienen. De betaling volgt binnen 30 dagen na ontvangst van je factuur.